شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مهم ترین معیارهای تجاری برای یک سازمان خاص محسوب می شوند. در واقع این KPI ها هستند که راه های اصلی برای آنچه یک کسب و کار جهت رسیدن به اهداف خود نیاز دارد را تعیین می کنند و توسط شاخص های کلیدی عملکرد است که می توان متوجه شد یک کسب و کار در مسیر رسیدن به اهداف خود قرار دارد یا خیر! در این مقاله با مکعب همراه شوید تا با هر آنچه لازم است در مورد KPI ها بدانید آشنا شوید.
حتما بخوانید :
داشبورد شاخص کلیدی عملکرد چیست؟
به عبارت خیلی ساده می توان گفت، یک داشبورد KPI همه KPI های سازمان را برای مقایسه و تجزیه و تحلیل آسان در یک مکان گرد هم می آورد، و از طریق آن نحوه عملکرد سازمان قابل مشاهده می باشد.
برای استخراج بینش مفید از داده ها، باید آن ها را سازماندهی، فیلتر، تجزیه و تحلیل و در نهایت بصری سازی کرد. داشبوردها بخش تجسم داده را انجام می دهند. در حقیقت داشبورد شاخص کلیدی عملکرد ، حجم عظیمی از داده های پیچیده و متفاوت را در قالبی قابل فهم ارائه می دهد.
چرا به داشبورد KPI ها نیاز داریم؟
KPI ها یکدیگر را همپوشانی می کنند و بر یکدیگر تأثیر می گذارند. نمایش آن ها در کنار یکدیگر به شما کمک می کند تا فوراً متوجه شوید کدام یک از اهداف کسب و کار شما برآورده می شوند و کدامیک به قیمت سایر اولویت ها قربانی می شوند. به این ترتیب شما می‌توانید با تنظیم اهداف و سیاست های جدید، عملکرد خود را تغییر دهید تا در نهایت نتایج بهتری کسب کنید.
طراحی داشبورد مدیریتی می‌تواند به شما کمک کند تا مکان های مشکل ساز را شناسایی کنید، همچنین بینش هایی به شما ارائه می‌دهد که به کمک آن ها می توانید اهداف و استراتژی های تجاری خود را برای رسیدن به KPI های سطح بالا ارتقا دهید.
به طور معمول، کسب و کارها KPI های خود را به دو دسته سطح بالا و سطح پایین تقسیم می کنند که به ترتیب شامل اهداف بزرگ و فراگیر سازمان و اهداف محدودتر می باشد.
در ادامه به ذکر مطالب مفیدی در مورد شاخص های کلیدی عملکرد و طراحی داشبوردهای هوش تجاری پرداخته ایم. لطفا همچنان همراه ما باشید.
هوش تجاری و شاخص های کلیدی عملکرد KPI چگونه به همدیگر مرتبط هستند؟
تحلیل داده ها به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند تصمیمات بهتری اتخاذ نمایند و از تکرار اشتباهات گذشته جلوگیری کنند. در سال 2021، شرکت های فناوری شاهد افزایش 41 درصدی تقاضا برای بهره مندی از امکانات هوش تجاری و تجزیه و تحلیل داده ها بوده اند و انتظار می رود تقاضا برای تحلیلگران BI نیز تا سال 2024 به میزان 21 درصد افزایش یابد. یکی از مفاهیم کلیدی و مهم در پیاده سازی هوش تجاری برای یک سازمان، شاخص های کلیدی عملکرد یا KPI ها می باشد.
تعریف شاخص کلیدی عملکرد KPI در حوزه هوش تجاری
در حوزه هوش تجاری، KPI ها به عنوان متغیرهایی که عملکرد قابل اندازه‌گیری را نشان می‌دهند محسوب می شوند و به منظور برچسب‌گذاری و طبقه بندی یافته ها در گزارش های هوش تجاری و تراز کردن داده ها با معیارهای عملکرد مرتبط با کسب وکار مورد استفاده قرار می گیرند. در حقیقت، شاخص های کلیدی عملکرد بخشی جدایی ناپذیر از هوش تجاری هستند.
چرا BI و KPI ها مفاهیم مرتبط با یکدیگر هستند؟
در واقع شاخص های کلیدی عملکرد به شما می گویند که در گزارش های هوش تجاری به دنبال چه چیزی باشید. به عنوان مثال، اگر می خواهید کیفیت تجربه کاربری را مطالعه کنید، لازم است امتیازات CSAT (شاخص رضایت مشتری) را برای مثال در پنج سال گذشته یا در بین خطوط تولید بررسی کنید. یا می توانید به تغییرات امتیازات مشتری در همان دوره نگاه کنید. در این رابطه، فیلترهای داده و پارامترهای جستجویی که در داشبورد هوش تجاری اعمال می کنید، توسط KPI هایی که انتخاب می کنید تعیین می شود.
یافته های BI باید KPI های آینده را مشخص کند
در بلند مدت، هوش تجاری تعیین می کند که کدام شاخص های کلیدی عملکرد را باید اندازه گیری کنید. برای مثال، اگر طی یک دوره زمانی، تعاملات مشتری در یک مرکز تماس خاص بعد از ساعت 10 شب منجر به CSAT غیرمعمول پایینی شود، رضایت مشتری برای آن مکان می‌تواند یک KPI مهم باشد. به عبارت دیگر، BI اندازه گیری عملکرد را بیشتر با نیازهای کسب و کار شما تنظیم می کند.
توانایی تشخیص شاخص های کلیدی عملکرد یکی از مهارت های اصلی تحلیلگران کسب و کار است
در حقیقت آنچه که یک تحلیلگر کسب و کار را از یک متخصص و دانشمند داده متمایز می کند، آشنایی با KPI ها است. تحلیلگران کسب و کار باید با پویش عملکرد کسب و کارها، اهداف عملیاتی که آن سازمان باید به آن ها دست یابد، همچنین معیارهایی که نشان دهنده موفقیت/شکست آن ها می شود را شناسایی کند. این یکی از مهارت های کلیدی است که تحلیلگر تجاری باید برای پیاده سازی BI در یک کسب و کار از آن برخوردار باشد.
و در نهایت در مورد ارتباط هوش تجاری با شاخص های کلیدی عملکرد می توان گفت، راه حل های هوش تجاری باید تا حدی سفارشی سازی شوند که بتوانند نیازهای منحصر به فرد سازمان را برآورده سازند و شناسایی KPI ها بخش مهمی از این فرآیند می باشد.
اکنون ممکن است این سوال را در ذهن داشته باشید که چگونه می توانیم شاخص های کلیدی عملکرد را به درستی انتخاب کنیم؟ برای دریافت پاسخ سوال خود ادامه ی مقاله را با دقت مطالعه کنید.
چگونه KPI ها را به درستی انتخاب کنیم؟
هنگام ساخت داشبورد هوش تجاری، مسئله ی بسیار پراهمیت این است که KPI های مناسب را برای مخاطبانی که داشبورد را مشاهده می کنند، انتخاب کنید؛ توجه داشته باشید که مدیران اجرایی به مجموعه ای بسیار متفاوت از KPI ها، نسبت به سایر مدیران یا متخصصان نیاز دارند. نمایش KPI های نامربوط یا غیر ضروری می تواند مخاطبان شما را گیج کند و منجر به پذیرش ضعیف داشبورد شود.
اما اینکه چگونه باید KPI ها را برای داشبورد BI خود انتخاب کنید، موضوعی است که در این بخش به آن پرداخته ایم. در ادامه نکاتی را عنوان کرده ایم که با توجه به آن ها می توانید KPI های مناسب مؤثر و ارزش آفرین را پیدا کرده و آن ها را KPI های مضر و کاهش دهنده ارزش متمایز کنید.
KPI هایی را انتخاب کنید که با اهداف استراتژیک کسب و کار شما همسو باشد
عملکرد یک کسب و کار در نهایت وابسته به ماموریت و اهداف آن سازمان است. انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد باید بر اساس ماموریت و اهداف سازمان باشد. اگرچه این موضوع می تواند قدری پیچیده باشد، زیرا بسیاری از شرکت ها اهداف کوتاه مدت و بلند مدت دارند و ممکن است اهداف آن در سطح اجرایی و اهداف پایه، متفاوت باشد. بنابراین برای انتخاب KPI ها دو نکته ی زیر را در نظر داشته باشید :
- KPI های مختلف را برای سطوح مختلف شرکت انتخاب کنید؛ همچنین آن شاخص های کلیدی را انتخاب کنید که بر اهداف بلند مدت و میان مدت، بیشتر برای سطوح اجرایی و بر اهداف میان مدت تا کوتاه مدت، بیشتر برای سطوح مدیریتی متمرکز باشد.
- به جای تلاش برای یافتن چند معیار که برای همه سطوح شرکت اعمال می شود، KPI را برای هر کاربر بر اساس اهداف و تصمیمات تجاری که مسئولیت آن ها را بر عهده دارند انتخاب کنید.
- توجه داشته باشید که KPI های شما باید منحصر به فرد باشد.
اطمینان حاصل کنید که شاخص های کلیدی عملکرد انتخابی شما قابل دستیابی باشند
اگر نتوانید به هر دلیل داده های پشت KPI را به دست آورد، انتخاب یک KPI برای کسب و کار شما فایده ای ندارد. برای مثال ممکن است به این دلیل که برنامه بسیار پرهزینه است و یا به این دلیل که منابع لازم برای پیاده سازی آن را ندارید؛ پس قبل از انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد موارد زیر را از خود بپرسید:
- برای اندازه گیری این KPI به چه نقاط داده ای نیاز دارم؟
- برای دسترسی منظم به این داده ها چه فناوری ها و فرآیندهایی را باید پیاده سازی کنم؟
- همه هزینه ها چقدر خواهد بود و بازدهی بالقوه چقدر است؟
در انتخاب KPI ها دقیق باشید
KPI ها باید همه در یک جهت حرکت کنند، و باید به اندازه کافی مشخص باشند تا دانش مفید را در اختیار مخاطبان قرار دهند. اگر یک KPI بسیار سطح بالا یا خیلی مبهم باشد، می توان آن را به طرق مختلف تفسیر کرد و در نتیجه، به روش های مختلف عمل کرد و این اشتباه است. برای مثال نسبت ارزش مادام العمر به هزینه جذب مشتری (CAC/LTV) ، یک KPI خوب است و تا حدی برای خدمات رسانی به کسب و کارها مفید است که تصمیم گیرندگان داده های جاری شده به KPI را بدانند و درک کنند و کنترلی روی آن داشته باشند. اما هزینه های عملیاتی، یک KPI خوب نیست و به احتمال زیاد در تصمیم گیری عملیاتی مفید نخواهد بود.
علاوه بر دقت در انتخاب KPI ها، عاقلانه است تعداد KPI هایی را که روی آن ها تمرکز می کنید، محدود کنید. در اینجا دلیل مهم وجود دارد :
- دقت در انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد شما را مجبور می‌کند تا در مورد KPI هایی که واقعاً برای کسب وکارتان کلیدی هستند، فکر کنید و مواردی را انتخاب کنید که برای موفقیت شما حیاتی هستند.
- بهینه سازی مداوم KPI ها نیاز به زمان و تلاش زیادی دارد و می تواند پرهزینه باشد. هرچه KPI های بیشتری داشته باشید، نظارت و بهینه سازی آن ها زمان و هزینه بیشتری را برای شما به همراه خواهد داشت.
KPI های دقیق را انتخاب کنید
نکته ی مهمی که در این رابطه وجود دارد این است که KPI ها باید به اندازه کافی برای شما مشخص باشند. بنابراین از خود بپرسید :
- آیا شاخصی که انتخاب کرده ام در پیش بینی عملکرد کسب و کار قابل اعتماد است؟
- آیا KPI انتخابی من تمام اطلاعات مرتبط را شامل می شود؟
- آیا برخی از داده هایی که به KPI وارد می شوند، نتایج کلی را در بر می گیرند؟
KPI هایی را انتخاب کنید که قابل اجرا هستند
یکی دیگر از معیارهای انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد این است که KPI ها در داشبورد هوش تجاری شما قابل اجرا باشند. شاخص انتخابی شما باید به گونه ای باشد که رویدادهای حاصل از آن بتواند به کنترل کسب و کار شما کمک کند. بنابراین لازم است از خود بپرسید، آیا می توان KPI را به گونه ای ساختار داد که الهام بخش یک عمل در سازمان باشد؟
KPI هایی را انتخاب کنید که زنده و به روز هستند
کار با KPI هایی که برای مدت طولانی است به آن ها وابسته بوده اید، آسان است، اما توجه داشته باشید که کسب و کار شما ثابت نیست و دائم در حال تغییر و تحول است؛ بنابراین KPI شما نیز نباید ثابت باشد. پس وقت بگذارید و از خود در مورد دلایل انتخاب این KPI ها و مؤثر بودن یا نبودن آن ها سوال بپرسید. برای مثال از خود بپرسید :
- آیا کسب و کار شما نسبت به قبل تغییراتی کرده است؟
- آیا می توان KPI ها را نسبت به این تغییرات اصلاح کرد؟
- آیا اکوسیستم KPI شما از تصمیم گیری های مبتنی بر داده برای بهبود نتایج کسب و کار پشتیبانی می کند؟
کلام پایانی : مهم ترین نکات در انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد KPI
فقط داشتن معیارهای زیبا در داشبورد خود کافی نیست، باید هدفی برای آنها داشته باشید. معیارهای شما باید عملکرد شما را هدایت کند و باید نتایج معنی‌داری به شما بدهد. وقتی نمونه هایی از KPI و معیارها را به داشبورد هوش تجاری خود اضافه می کنید، از خود بپرسید: “چرا ما به این موضوع اهمیت می دهیم؟” اگر هیچ سوال تجاری اصلی وجود ندارد که تجسم به آن پاسخ دهد، داشبورد خود را با آن شلوغ نکنید.
Leave A Comment